เนื่องจากกฎเกณฑ์และระเบียบข้อบังคับมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ จึงเป็นเรื่องยากที่จะจัดการระบบการจัดการบัญชีเงินเดือน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การเริ่มต้นและธุรกิจขนาดเล็กมีความยุ่งยากในการจัดทำเอกสารและดำเนินการจ่ายเงินเดือน การเลือกใช้ Software เงินเดือนคือคำตอบที่สามารถขจัดปัญหาดังกล่าวได้หลายอย่าง อย่างไรก็ตาม คุณเองก็ควรที่ต้องรู้วิธีการดำเนินการจ่ายเงินเดือน กำหนดแผนการที่ชัดเจนในการสร้างระบบการจัดการเงินเดือนสำหรับธุรกิจของคุณ

การเลือกPayroll Software ที่เหมาะสม

การเลือก Payroll Software ควรเลือกให้สอดคล้องกับความต้องการด้านบัญชีเงินเดือนของคุณ โดยวิธีการเลือกอาจทำได้โดย

1. ระบุคุณสมบัติ Payroll Software ที่คุณต้องการ
2. ค้นหาประเภทของระบบ Payroll Software ที่คุณต้องการ ตามลักษณะธุรกิจของคุณ
3. ตรวจสอบตัวเลือกตามคุณสมบัติที่คุณต้องการ และเปรียบเทียบราคาในตลาด
4. ทดลองใช้งานแบบบริการฟรีก่อน
5. เลือก Payroll Software ที่ดีที่สุด

นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญ และจะเป็นประโยชน์กับคุณในระยะยาว นอกจากนี้การเลือก Solution Software สำหรับบัญชีเงินเดือนสามารถช่วยให้คุณจัดเก็บบันทึกข้อมูลทั้งหมดได้อย่างเป็นระเบียบ ส่วนข้อมูลต่างๆที่จะต้องถูกนำมาใช้กับ Payroll Software นั้นมีขั้นตอนในการจัดทำดังนี้

ขั้นตอนการจัดทำ Payroll

จัดทำข้อมูลพื้นฐาน

1.  จัดทำประวัติพนักงาน
2.  กำหนดโครงสร้างองค์กร
3.  เงื่อนไขการจ่ายเงินได้-เงินหัก
4.  ตั้งค่าเงื่อนไขการหักเงินกองทุนฯ
5.  กำหนดงวดการจ่ายเงินเดือน

จัดทำเงินเดือนประจำงวด

1.  บันทึกพนักงานเข้างานใหม่
2.  บันทึกการปรับเงินเดือน
3.  บันทึกเงินได้เงินหักเช่น OT ,ขาดงาน
4.  บันทึกจำนวนวันทำงานพนักงานรายวัน
5.  บันทึกพนักงานลาออก

ประมวลผลเงินเดือน

1.  คำนวณเงินเดือน
2.  คำนวณภาษี
3.  คำนวณประกันสังคม
4.  คำนวณเงินกองทุนฯ

โดยข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดนั้นจะถูกนำมาใช้ในการคำนวณค่าแรง หรือ ค่าตอบแทน ของพนักงานในธุรกิจ  โดยจะต้องนำเอาข้อมูลทางการเงินทั้งหมด เช่น เงินเดือน สำหรับ พนักงาน เงินโบนัส เงินได้อื่นๆ และการหักเงินทุกๆประเภทนำมารวมและคำนวณหาจำนวนเงินที่จ่ายให้กับพนักงาน ผ่านการลงรายละเอียดและเงื่อนไขที่ถูกสร้างไว้บน Payroll Software

การกำหนดขั้นตอนอย่างเป็นระบบ และการนำ Payroll Software เขามาใช้ควรให้สัมพันธ์กับการใช้ Softwareทางบัญชี เพื่อให้ง่ายต่อการลงบัญชีเงินเดือน ค่าจ้างพนักงาน ภาษีเงินเดือน และการหักเงินเดือน ทุกครั้งที่ทำการจ่ายเงินเดือนให้แนบสลิปเงินเดือนไม่ว่าจะใช้การชำระแบบใด วิธีนี้จะช่วยให้พนักงานตรวจสอบข้อผิดพลาดได้ แลทำให้การทำงานง่าย เป็นระบบ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ขอบคุณข้อมูลและรูปภาพจาก

https://www.hrodthai.com/

https://www.corporatevision-news.com/

https://technologyadvice.com/blog/human-resources/top-payroll-software/