7 สิ่งที่ HR ควรกระทำเมื่อต้องส่งใบเตือนพนักงาน
จากบทความก่อนหน้านี้ เราได้พูดถึง เทคนิคการเตือนพนักงาน ไปแล้ว ซึ่งบางครั้งการตักเตือนด้วยวาจาอย่างเดียวก็คงไม่พอ หากความผิดนั้นร้ายแรงจนส่งผลถึงประสิทธิภาพการทำงาน หนึ่งในเครื่องมือง่าย ๆ แต่ทรงพลังที่หลายองค์กรเลือกใช้ก็คือ ใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน นั่นเอง
7 สิ่งที่ HR ควรกระทำเมื่อต้องส่งใบเตือนพนักงาน
1. พูดคุยกับพนักงานเป็นการส่วนตัว
โปรดจำไว้ว่าการตักเตือนเป็นเรื่องส่วนตัวระหว่างองค์กรกับพนักงาน การดำเนินการเรื่องนี้ควรสนทนาในพื้นที่ส่วนตัวที่พนักงานรู้สึกปลอดภัย ไม่ใช่เป็นการตักเตือนต่อหน้าสาธารณะ ไม่เช่นนั้นอาจก่อให้เกิดความอับอายหรือความไม่พึงพอใจได้ แนะนำว่าควรมีการพูดคุยกับพนักงานล่วงหน้าก่อนที่จะส่งใบตักเตือนอย่างเป็นทางการ เพื่อป้องกันการผิดใจหรือตกใจที่อาจจะเกิดขึ้น
2. มอบใบตักเตือนเร็วที่สุดหลังเกิดเหตุ
ช่วงเวลาในการออกใบเตือนพนักงานที่มีประสิทธิภาพที่สุด คือการออกเร็วที่สุดหลังเกิดเหตุการณ์ใด ๆ ขึ้นมา เพื่อที่ว่าพนักงานจะยังตระหนักถึงความผิดของตัวเอง และอาจลดการปะทะทางอารมณ์ระหว่างการตักเตือนในทางอ้อมด้วย พนักงานก็จะปรับปรุงตัวทันที
3. เน้นย้ำผลลัพธ์หากพนักงานไม่ปรับปรุงตัว
เป็นเรื่องที่ดี ถ้า HR แจ้งพนักงานอย่างตรงไปตรงมาถึงบทลงโทษที่อาจจะเกิดขึ้น หากพนักงานที่ได้รับการตักเตือนยังกระทำผิดเหมือนเดิม ซึ่งอาจเป็นการบอกด้วยวาจา รวมถึงการอ้างอิงข้อบังคับของบริษัทว่าพนักงานจะได้รับใบเตือนกี่ครั้งนั่นเอง
4. ขอลายเซ็นพนักงาน
การขอลายเซ็นกำกับไม่ใช่การบังคับ หากพนักงานไม่ยินยอมก็ไม่มีปัญหา แต่จะดีกว่าถ้าพนักงานยินยอมเซ็นกำกับว่ารับทราบการตักเตือน และเข้าใจผลกระทบตามมาหากยังกระทำผิดซ้ำเดิม หากพนักงานไม่เซ็นยินยอม อาจทำการอ่านแจ้งต่อหน้าพยาน เช่น หัวหน้างาน แล้วขอลายเซ็นพยานแทน พร้อมทั้งส่งเอกสารการตักเตือนแนบไปทางอีเมล จดหมาย หรือช่องทางที่พนักงานจะได้รับหนังสืออย่างแน่นอน
5. ใช้ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงเสมอ
กระบวนการตักเตือนควรดำเนินการโดยปราศจากอารมณ์และอคติส่วนตัวอย่างสิ้นเชิง สิ่งสำคัญคือการเตรียมข้อมูล ข้อเท็จจริง หรือหลักฐานที่แสดงออกถึงการกระทำผิดของพนักงาน เช่น ตัวเลข KPIs เวลาเข้า-ออกงาน ฯลฯ จะมีประโยชน์ในการเจรจามากกว่า หากพนักงานเองมีอารมณ์ แต่ HR เองก็ควรสงบสติอารมณ์
6. พิสูจน์อักษรให้ถูกต้อง
เนื่องจากใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน สามารถเป็นหลักฐานสำคัญหากเกิดกรณีฟ้องร้อง HR เองควรตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้องที่สุด ตั้งแต่วันที่ ชื่อ เหตุผล บทลงโทษ ฯลฯ และไม่มีควรมีการสะกดผิดใด ๆ โดยเฉพาะเอกสารดังกล่าวจะต้องมีลายเซ็นของผู้บังคับบัญชาด้วย ตรวจสอบให้รอบคอบก่อนส่งเสมอ
7. ปรึกษาฝ่ายกฎหมาย
หากไม่แน่ใจเกี่ยวกับความถูกต้องทางกฎหมาย HR ควรปรึกษาฝ่ายกฎหมาย ทนายความ หรือผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลเพื่อป้องกันความผิดพลาดทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นนั่นเอง
สรุป… แม้ว่ากระบวนการตักเตือนจะสร้างสภาพแวดล้อมที่อึดอัดใจ แต่นั่นสิ่งจำเป็นที่ทุกองค์กรควรกระทำหากพนักงานในสังกัดกระทำความผิดหรือปฏิบัติงานไม่เหมาะสม และหากการตักเตือนด้วยวาจาไม่เป็นผล ใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน จึงเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ทรัพยากรบุคคลสามารถใช้งานได้
หาก HR สามารถประยุกต์ใช้งานใบเตือนได้อย่างสร้างสรรค์และเหมาะสม มิใช่การกลั่นแกล้งหรือบีบบังคับให้ลาออก พนักงานก็มีโอกาสปรับปรุงตัวมากกว่าต่อต้าน ซึ่งนั่นก็จะส่งผลดีตัวพนักงาน และประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรต่อไป
ฉะนั้นแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคลผู้มีหน้าที่ดูแลงานในส่วนนี้โดยตรง ควรปฏิบัติหน้าที่ด้วยความยุติธรรม ไร้อคติและอารมณ์ ก็จะทำให้ใบเตือนพนักงานเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด
.
