Payroll คืออะไร??

มีหลายคนสงสัยและตั้งคำถามว่า Payroll คืออะไร แล้วทำอะไรกันบ้าง เพราะโดยทั่วไป HR จะได้รับการฝึกอบรมแต่เฉพาะเรื่องหลักๆ เช่น การสรรหาและคัดเลือก การฝึกอบรม การบริหารแรงงานสัมพันธ์ และบริหารค่าตอบแทน ซึ่งการบริหารค่าตอบแทนก็จะเรียนกันในเรื่องการโครงสร้างค่าจ้าง การวิเคราะห์งาน การประเมินผลงานเป็นต้น แต่ส่วนใหญ่แล้วก็จะไม่ค่อยทราบกันว่าแล้วขั้นตอนที่จะจ่ายเงินจริงๆ ให้กับพนักงานหรือ Payroll เขาทำกันอย่างไร?
ก่อนอื่นเราต้องเข้าใจก่อนว่า Payroll หรือในชื่อภาษาไทยที่เรียกย่อๆ ว่า “บัญชีเงินเดือน” คืออะไร

“Payroll” หรือ “บัญชีเงินเดือน” เป็นสิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องจัดทำ นอกเหนือจากการทำงานด้านอื่นๆ ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล

การทำบัญชีเงินเดือน (Payroll) คือ การคำนวณค่าแรง หรือค่าตอบแทน ของพนักงานในธุรกิจ โดยจะต้องนำเอาข้อมูลทางการเงินทั้งหมด เช่นเงินเดือนสำหรับพนักงาน เงินโบนัส เงินได้อื่นๆ และการหักเงินทุกๆประเภท นำมารวมและคำนวณหาจำนวนเงินที่จ่ายให้กับพนักงานการให้บริการในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะเป็นรายเดือน แต่ก็อาจจะมีการจ่ายประเภทอื่นๆ เช่นรายวัน รายสัปดาห์ และรายสองสัปดาห์ เป็นต้น นอกจากนี้ยังรวมไปถึงการนำส่งข้อมูล ภาษี ประกันสังคม กองทุนฯ ข้อมูลนำส่งธนาคาร ข้อมูลนำส่งประจำปี เช่น รายงานการตรวจสอบค่าจ้างให้ทางกรมแรงงาน หรือรายงาน ภ.ง.ด1ก. เพื่อนำส่งสรรพากรเป็นต้น โดยจัดทำทุกอย่างเป็นระบบ ฉะนั้น “Payroll จึงถือว่าเป็นหัวใจหลักของกลุ่มงานทรัพยากรบุคคลเลยก็ว่าได้” เพราะ คือกระบวนการคิดคำนวณค่าแรง หรือค่าตอบแทน โดยเกี่ยวเนื่องกับ ภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือเงินได้ และเงินหักต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมไปถึงการนำส่งข้อมูล ภาษี ประกันสังคม กองทุนฯ ข้อมูลนำส่งธนาคาร ข้อมูลนำประจำปี อาทิ รายงานการตรวจสอบค่าจ้างให้ทางกรมแรงงาน หรือรายงาน ภ.ง.ด1ก.เพื่อนำส่งสรรพากรเป็นต้น โดยทุกอย่างถูกทำอย่างเป็นระบบ

การจัดทำระบบการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน ค่าแรง ค่าตอบแทน หรือรายได้ และรายการหักต่างๆ คือสิ่งที่จะต้องมาคิดคำนวณ เพื่อจ่ายค่าตอบแทนให้พนักงาน ดังนั้นงาน Payroll จึงประกอบไปด้วยสองขั้นตอนหลักๆ คืองานด้านการบันทึกเวลาการทำงาน และงานด้านการคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน

โดยแต่ละส่วนประกอบไปด้วยรายละเอียดดังนี้

1.งานด้านการบันทึกเวลาการทำงาน (Time attendance)

เป็นงานเรื่องการจัดเก็บข้อมูลเวลาที่พนักงานแต่ละคน เริ่มทำงาน เลิกงาน มาสาย ขาดงาน ออกก่อน ลางาน เริ่มทำงานล่วงเวลาและเวลาสิ้นสุด เป็นต้น ซึ่งวิธีการบันทึกข้อมูลดังกล่าวก็ขึ้นอยู่กับความพร้อมของแต่ละบริษัทเช่น บางบริษัทอาจจะใช้การลงชื่อในแบบฟอร์ม บางบริษัทอาจใช้บัตรตอก หรือบางบริษัทอาจใช้บัตรบาร์โค๊ด ทั้งนี้รวมไปถึงการให้พนักงานบันทึกการลาในใบลา และบันทึกเวลาทำงานล่วงเวลาในแบบฟอร์มขอทำงานล่วงเวลา หรือบางบริษัทที่ไฮเทคหน่อยก็อาจให้พนักงานบันทึกข้อมูลดังกล่าวผ่านระบบ Intranet หรือแอพพลิเคชั่นที่มีให้ใช้มากมายอย่างโปรแกรม Jarviz เป็นต้น สำหรับหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ HR ในเรื่องดังกล่าวคือการทำข้อมูลสรุปประจำเดือนว่าพนักงานแต่ละคนมีเวลาการทำงานอย่างไร มาทำงานกี่วัน สายกี่วัน ขาดงานกี่วัน มีจำนวนชั่วโมงทำงานล่วงเวลากี่ชั่วโมง เพื่อใช้ข้อมูลดังกล่าวมาคำนวณจ่ายค่าจ้าง ทั้งนี้เนื่องจากค่าจ้างพนักงานแต่ละคนจะจ่ายตามเวลาการทำงานนั่นเอง เช่นบางตำแหน่งจ่ายเป็นรายวัน ถ้าไม่มาก็ไม่ได้ค่าจ้าง หรือบางบริษัทถ้ามาสายก็มีการหักค่าจ้างตามเวลาที่มาสาย หรือการลาบางประเภทเช่นลากิจก็ไม่ได้ค่าจ้าง ทั้งนี้รวมถึงค่าล่วงเวลาที่บริษัทจะต้องจ่ายตามอัตราที่กฎหมายกำหนด ซึ่งจะได้มากน้อยก็ขึ้นอยู่กับข้อมูลจำนวนเวลาที่พนักงานทำงานล่วงนั่นเอง หลังจากนั้นข้อมูลทั้งหมดก็จะถูกส่งไปสู่ขั้นตอนการคำนวณจ่ายและหักเงิน พนักงาน

2.งานด้านการคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน

เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะได้มาซึ่งผลลัพธ์ในแต่ละเดือนว่าพนักงานแต่ละคนจะได้ ค่าจ้างเท่าไหร่ โดยขั้นตอนนี้จะต้องใช้ข้อมูลเวลาทำงานดังกล่าวข้างต้นมาประกอบการคำนวณ ซึ่งในการคำนวณอาจจะต้องใช้โปรแกรมบริหารงานบุคคลเข้าช่วย ทั้งนี้โปรแกรมดังกล่าวอาจมีระดับของความซับซ้อนแตกต่างกันไปตามแต่ละบริษัท ผู้ผลิตโปรแกรม หรือเราอาจจะประยุกต์ใช้โปรแกรม EXCEL ก็ได้ตามสะดวก แต่แนะนำให้ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปดีกว่าเพราะจะได้ไม่ยุ่งยากเรื่องการพิมพ์แบบฟอร์มต่างๆ เช่น Slip เงินเดือน ใบรับรองการหักภาษี รายงานการนำส่งเงินประกันสังคม เป็นต้น

สำหรับการคำนวณดังกล่าวจะได้ผลลัพธ์ออกมาสองประเภทคือ

ข้อมูลรายได้ของพนักงาน เช่นเงินเดือน ค่าทำงานล่วงเวลา ค่าทำงานวันหยุด ค่าตำแหน่ง เบี้ยเลี้ยง ค่าน้ำมัน ค่าเดินทาง ค่าครองชีพ โบนัส คอมมิชชั่น
ข้อมูลรายจ่ายของพนักงาน เช่น ภาษี การหักขาดงาน การหักมาสาย หักจ่ายกองทุนประกันสังคม หักจ่ายกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น ทั้งนี้รายการหักและจ่ายของแต่ละบริษัทย่อมแตกต่างกันออกไปตามระเบียบภายใน ของตน ยกเว้นสิ่งที่ต้องหักและจ่ายที่กำหนดขึ้นตามกฎหมาย หลังจากนั้นก็ถึงขั้นการจ่ายเงินจริงๆ ซึ่งโดยทั่วไปก็จะส่งให้ธนาคารจ่ายผ่านระบบของธนาคาร หรือใครจะจ่ายเงินสดก็แล้วแต่สะดวก

*องค์กรขนาดไหนควรที่จะมี “ระบบ” (Payroll)***

แน่นอนว่าเมื่อมี “ระบบ” เข้ามางานทุกอย่างจะง่ายขึ้น แม้กระทั้งเรื่องของ Payroll เองก็เช่นกัน จะทำให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เช่นทำให้การจ่ายเงินเดือน ตรวจสอบแก้ไข ออกรายงาน การทำจ่ายเงินเดือน ค่าแรง ค่าจ้าง นั้นง่ายและสะดวกรวดเร็ว เป็นการกำหนดFlow การทำงานได้อีกด้วย

ดังนั้นไม่ว่าองค์กรขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ก็ดี ต้องมีระบบในการจัดการเรื่องของ Payroll เช่นมีกระบวนการจัดการ จัดเตรียมข้อมูล ที่นำไปสู่ขั้นตอนการคำนวณบัญชีเงินเดือน หรือเรียกว่า(Loop Process Flow) โดยอาจใช้เทคโนโลยีด้านโปรแกรม หรือซอฟต์แวร์ เข้ามาช่วยในการจัดการ ซึ่งผู้ที่ทำหน้าที่ดูแลระบบ Payroll ให้กับบริษัทนั้น นอกจากจะต้องมีความละเอียดรอบคอบ สังเกตรายละเอียดต่างๆแล้วนั้น ยังจะต้องสามารถเก็บรักษาความลับได้ดีอีกด้วย เนื่องจากข้อมูลเกี่ยวกับค่าตอบแทนของพนักงานนั้น ถือว่าเป็นความลับของบริษัทที่สำคัญอย่างยิ่ง

“การที่เงินเดือนออกตรงเวลา ถูกต้อง เป็นธรรม โดยผู้จัดทำ Payroll สามารถจัดทำได้อย่างเป็นระบบ และถูกต้อง จะนำมาซึ่งความพึงพอใจ ความมั่นใจต่อองค์กร รวมถึงยังสร้างกำลังใจ เพิ่มพลังในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นแรงจูงใจ ให้กับมนุษย์เงินเดือน นำมาซึ่งผลประโยชน์ขององค์กรด้วยเช่นกัน”

“จากข้อมูลทั้งหมดข้างต้นคงพอทำให้ท่านได้เข้าใจว่า Payroll คืออะไร มีข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้งานอย่างไร เพื่อให้ท่านสามารถนำไปเป็นประโยชน์ในการทำงานของท่านได้ต่อไป”